Anwendungsfall
Der Rechnungseingang ist der Prozess, bei dem sich Automatisierung am schnellsten rechnet - weil er hohes Volumen, klare Regeln und einen messbaren Fehlerpreis hat.
Der Prozess, der sich am schnellsten rechnet
Der Unterschied
Ein Mensch macht esDas System macht es
So läuft es heute
So liefe es mit uns
Was das bringt
Wo es nicht passt
Bei sehr kleinen Belegmengen lohnt der Aufwand nicht. Unter etwa 300 Belegen im Monat ist die Einsparung kleiner als der Betreuungsaufwand.
Konkreter
Der Prozess ist branchenunabhängig, der Zuschnitt nicht. Diese Seiten zeigen die Systeme, die Formate und die Regeln, die dort wirklich gelten.
Im Handel ist die Rechnungsprüfung kein Buchhaltungsthema, sondern Margensicherung. Deshalb liegt die Messlatte hier bei der Trefferquote der Zuordnung, nicht bei der Verarbeitungsgeschwindigkeit.
AnsehenIm Transport wird gegen einen Tarif geprüft, nicht gegen eine Bestellung. Rechnungsprüfung ist hier eine Rechenaufgabe - und genau die skaliert am besten.
AnsehenIn der Kanzlei ist die Vorprüfung wertvoller als die Buchung. Wer Unvollständiges früh erkennt, gewinnt Tage; wer es spät erkennt, verliert einen Stichtag.
AnsehenIm Handwerk ist die Rechnungsverarbeitung der Zugang zur Nachkalkulation. Ohne Zuordnung auf das Bauvorhaben weiß niemand, welcher Auftrag sich gerechnet hat.
Ansehen3 bis 5 Wochen, abhängig von der Zahl der Belegformate. Der Bau selbst ist dabei meist die kürzere Hälfte - die Zeit geht in Zugänge, Abstimmung und Testfälle.
Ein Postfach oder Ordner, in dem die Belege ankommen - Mail, Scan, Portal. Lesezugriff auf Bestellungen und Lieferscheine, sonst lässt sich nichts prüfen. Die Buchungslogik einmal schriftlich: welche Kostenstelle wann greift. Mehr braucht es für den Start nicht.
An prüfbaren Kriterien, die vor dem Bau festgelegt werden: Bei 200 echten Belegen werden Lieferant, Bestellung und Kostenstelle in mindestens 95 % korrekt zugeordnet. Jede Abweichung zwischen Rechnung und Bestellung landet in der Klärschleife, nicht in der Buchung. Keine Buchung ohne Referenz auf den Beleg, aus dem sie stammt.
Der eindeutige Teil läuft durch. Alles mit Abweichung, fehlender Bestellung oder ungewöhnlichem Betrag geht an einen Menschen - mit der Begründung, warum.
Bei sehr kleinen Belegmengen lohnt der Aufwand nicht. Unter etwa 300 Belegen im Monat ist die Einsparung kleiner als der Betreuungsaufwand.
Erfahrungsgemäß besonders für Großhandel, Logistik, Steuerberatung, Handwerk. Der Prozess selbst ist aber branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Sie erzählen uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht. Wir sagen Ihnen schriftlich, was sich davon zu automatisieren lohnt und was das ungefähr kostet.
