Anwendungsfall · Handwerk
Im Handwerk kommt die Eingangsrechnung meistens ohne Bestellung: geholt wurde an der Theke, geliefert auf die Baustelle, und die Zuordnung zum Auftrag passiert im Kopf des Monteurs. Genau diese Zuordnung entscheidet aber über die Nachkalkulation.
Der Prozess, der sich am schnellsten rechnet
Was hier anders ist
Nicht auf eine Bestellnummer, sondern auf Auftrag, Baustelle oder Kommission. Der Hinweis darauf steht - wenn überhaupt - als handschriftliche Notiz auf dem Lieferschein.
Der Lieferschein ist auf der Baustelle, die Rechnung im Büro, dazwischen liegen zwei Wochen. Ohne Zusammenführung ist die Materialkalkulation eines Auftrags eine Schätzung.
Ob ein Auftrag Geld gebracht hat, weiß man nur, wenn Material und Stunden darauf gebucht sind. Fehlt das, bleibt am Jahresende ein Gesamtergebnis ohne Erklärung.
Steht Ihres nicht dabei, ist das kein Ausschluss. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine - das ist der aufwendigste Teil und unser Handwerk.
Im Handwerk ist die Rechnungsverarbeitung der Zugang zur Nachkalkulation. Ohne Zuordnung auf das Bauvorhaben weiß niemand, welcher Auftrag sich gerechnet hat.
Der Unterschied
Ein Mensch macht esDas System macht es
So läuft es heute
So liefe es mit uns
Was das bringt
Wo es nicht passt
Bei sehr kleinen Belegmengen lohnt der Aufwand nicht. Unter etwa 300 Belegen im Monat ist die Einsparung kleiner als der Betreuungsaufwand.
Im Handwerk ist die Rechnungsverarbeitung der Zugang zur Nachkalkulation. Ohne Zuordnung auf das Bauvorhaben weiß niemand, welcher Auftrag sich gerechnet hat. Ob es sich bei Ihnen rechnet, hängt an Ihrem Volumen - das nimmt der Audit auf.
Ja. Die genannten sind die, die uns im Handwerk am häufigsten begegnen - eine Liste, keine Voraussetzung. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine.
Ein Postfach oder Ordner, in dem die Belege ankommen - Mail, Scan, Portal. Lesezugriff auf Bestellungen und Lieferscheine, sonst lässt sich nichts prüfen. Die Buchungslogik einmal schriftlich: welche Kostenstelle wann greift. Mehr braucht es für den Start nicht.
Bei 200 echten Belegen werden Lieferant, Bestellung und Kostenstelle in mindestens 95 % korrekt zugeordnet. Jede Abweichung zwischen Rechnung und Bestellung landet in der Klärschleife, nicht in der Buchung. Keine Buchung ohne Referenz auf den Beleg, aus dem sie stammt.
3 bis 5 Wochen, abhängig von der Zahl der Belegformate.
Der eindeutige Teil läuft durch. Alles mit Abweichung, fehlender Bestellung oder ungewöhnlichem Betrag geht an einen Menschen - mit der Begründung, warum.
Bei sehr kleinen Belegmengen lohnt der Aufwand nicht. Unter etwa 300 Belegen im Monat ist die Einsparung kleiner als der Betreuungsaufwand.
Diese Seite zeigt den Zuschnitt im Handwerk. Der Prozess selbst ist branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Rechnungsverarbeitung allgemeinSie erzählen uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht. Wir sagen Ihnen schriftlich, was sich davon zu automatisieren lohnt und was das ungefähr kostet.
