KI-Systeme für Geschäftsprozesse.
Wir verbinden Ihre Programme und richten KI-Systeme für Geschäftsprozesse ein, eigenständig oder als Ergänzung zu SwiftLabs Systems. Das Rezept dahinter ist bei jedem Projekt dasselbe.
- ChatGPT
- Claude
- Gemini
- Mistral
- DeepSeek
- Perplexity
Jeder Ablauf entsteht nach demselben Rezept.
In fast jedem Büroablauf werden Informationen eingegeben, verarbeitet oder abgelegt. Genau dort setzen wir an, und was wir dafür bauen, besteht aus denselben fünf Teilen.
01
Datenquelle
Woher die Informationen kommen: Postfach, Formular, Ordner, Datenbank, Schnittstelle.
02
Eine Aufgabe
Die KI bekommt genau einen Auftrag und die Regeln, nach denen sie dabei entscheidet.
03
Werkzeuge
Was sie dafür benutzen darf - rechnen, suchen, einen Beleg auslesen, ein Dokument erzeugen.
04
Anbindungen
Die Programme, in denen die Arbeit landet: ERP, Buchhaltung, Postfach, Dateiablage.
05
Ergebnis
Ein Entwurf, ein Eintrag, eine Antwort - und daneben die Quelle, auf die sich das stützt.
Wo KI heute schon Arbeit abnimmt.
Vier Abläufe, gebaut nach diesem Rezept. Zu jedem steht, welche Daten hineingehen, was die KI damit tut, woran sie angebunden ist und wer am Ende freigibt.
Angebot aus Zeichnung und Anfrage
- Eingang
- Anfrage per Mail, mit CAD-Zeichnung, Leistungsverzeichnis oder Foto im Anhang.
- Aufgabe
- Anhänge lesen, vergleichbare Vorgänge suchen und daraus die Kalkulationsgrundlage vorschlagen.
- Anbindungen
- ERP, CAD-Ablage, Preise und Verfügbarkeiten, Ihre eigene Angebotsvorlage.
- Ergebnis
- Ein Angebotsentwurf in Ihrer Vorlage; was unklar bleibt, ist markiert statt geraten.
- Freigabe
- Der Vertrieb. Kein Angebot geht hinaus, ohne dass er es gesehen hat.
Belege lesen und buchen
- Eingang
- Rechnungen und Lieferscheine aus Postfach, Post und Portal - PDF, Scan, Foto.
- Aufgabe
- Auslesen, Lieferant, Bestellung und Kostenstelle zuordnen, gegen den Wareneingang abgleichen.
- Anbindungen
- Postfach, Bestellungen und Lieferscheine, DATEV oder Ihre Buchhaltung.
- Ergebnis
- Was eindeutig ist, geht gebucht durch. Jede Abweichung landet mit Begründung in der Klärung.
- Freigabe
- Die Buchhaltung, bei jeder Abweichung.
Antwort aus den eigenen Unterlagen
- Eingang
- Netzlaufwerk, Mailarchiv und DMS, so sortiert wie sie heute sind.
- Aufgabe
- Die Frage verstehen, die passenden Stellen finden und die Antwort daraus zusammensetzen.
- Anbindungen
- Die vorhandenen Ablagen. Die Rechte bleiben, wie sie sind.
- Ergebnis
- Eine Antwort, daneben Dokument, Stelle und Stand.
- Freigabe
- Keine - es entsteht kein Vorgang. Wer die Auskunft weitergibt, kann sie vorher nachschlagen.
Posteingang sortieren
- Eingang
- Ein Sammelpostfach, in dem Bestellungen, Anfragen, Rechnungen und Werbung nebeneinander liegen.
- Aufgabe
- Jede Nachricht einordnen, Anhänge dem richtigen Vorgang zuweisen, Standardfälle vorbereiten.
- Anbindungen
- Postfach, Vorgänge im ERP, die internen Zuständigkeiten.
- Ergebnis
- Ein sortierter Posteingang und Antwortentwürfe, die unversendet liegen bleiben.
- Freigabe
- Die zuständige Person. Bei allem, was nach außen geht, bleibt ein Mensch der Absender.
Anbindungen an Ihr ERP
Wir ergänzen Ihr vorhandenes ERP oder verbinden weitere Programme mit SwiftLabs Systems. Läuft im Betrieb noch keines, fehlt das System, in dem Angebote, Aufträge und Rechnungen zusammenlaufen - dann kommt das ERP vor dem KI-Projekt. SwiftLabs Systems ist unser eigenes: ein fertiger Kern für Kunden, Angebote, Aufträge und Rechnungen, je Betrieb in einer eigenen Instanz.
Wie das ERP dazu passtStandardfunktionen pflegen wir mit den Produktupdates. Individuelle Erweiterungen betreuen wir als gesonderte Leistung.
So läuft ein Projekt
- 01
Gespräch
Wir gehen den Ablauf durch, um den es geht: wo die Zeit hingeht und welche Programme daran hängen. Das Gespräch kostet nichts, und danach halten wir schriftlich fest, was sich zu automatisieren lohnt.
- 02
Audit oder Umsetzung
Ist der Ablauf klar, bauen wir ihn und binden ihn an die vorhandenen Programme an. Stehen mehrere Abläufe im Raum und ist die Reihenfolge offen, nimmt das KI-Prozess-Audit sie zuerst auf.
- 03
Betrieb
Modelle ändern sich, Schnittstellen verschwinden, Prozesse wandern. Wir überwachen, ziehen nach und entwickeln weiter.
Der Betrieb, den wir zeigen können, ist unser eigener.
Wir führen unser Unternehmen mit unserer eigenen Software: Angebote, Rechnungen, Projekte, Bankabgleich und Zeiterfassung laufen in SwiftLabs Systems. Die Abläufe drumherum haben wir selbst automatisiert - dieselbe Arbeit, die wir für Kunden machen.
Ein Kundenprojekt aus dieser Linie können wir bisher nicht zeigen. Was hier steht, ist der eigene Betrieb.
Kontakt
Im Strategiegespräch gehen wir Ihre Abläufe durch und halten schriftlich fest, was sich davon zu automatisieren lohnt und was das ungefähr kostet.
