Anwendungsfall · Großhandel
Im Großhandel entscheidet die Rechnungsprüfung über die Marge: Staffelpreise, Boni und Frachtkosten sind zwischen Bestellung und Rechnung selten identisch, und jede nicht geprüfte Abweichung ist bezahltes Geld. Bei vierstelligen Belegzahlen im Monat prüft das niemand vollständig von Hand.
Der Prozess, der sich am schnellsten rechnet
Was hier anders ist
Rechnung gegen Bestellung gegen Wareneingang, Position für Position. Erst dieser Dreiklang zeigt Mengendifferenzen und Preisabweichungen - und er ist der Teil, der im Alltag zuerst weggelassen wird.
Jahresboni, Staffeln, Aktionspreise und Zahlungsziele stehen in der Konditionsvereinbarung, nicht auf der Rechnung. Ob korrekt abgerechnet wurde, weiß nur, wer beide nebeneinanderlegt.
Zwei oder drei Prozent klingen klein und sind bei Handelsspannen erheblich. Sie fallen weg, wenn ein Beleg zehn Tage im Klärkorb liegt - und das hat nichts mit dem Betrag zu tun, sondern nur mit Durchlaufzeit.
Steht Ihres nicht dabei, ist das kein Ausschluss. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine - das ist der aufwendigste Teil und unser Handwerk.
Im Handel ist die Rechnungsprüfung kein Buchhaltungsthema, sondern Margensicherung. Deshalb liegt die Messlatte hier bei der Trefferquote der Zuordnung, nicht bei der Verarbeitungsgeschwindigkeit.
Der Unterschied
Ein Mensch macht esDas System macht es
So läuft es heute
So liefe es mit uns
Was das bringt
Wo es nicht passt
Bei sehr kleinen Belegmengen lohnt der Aufwand nicht. Unter etwa 300 Belegen im Monat ist die Einsparung kleiner als der Betreuungsaufwand.
Im Handel ist die Rechnungsprüfung kein Buchhaltungsthema, sondern Margensicherung. Deshalb liegt die Messlatte hier bei der Trefferquote der Zuordnung, nicht bei der Verarbeitungsgeschwindigkeit. Ob es sich bei Ihnen rechnet, hängt an Ihrem Volumen - das nimmt der Audit auf.
Ja. Die genannten sind die, die uns im Großhandel am häufigsten begegnen - eine Liste, keine Voraussetzung. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine.
Ein Postfach oder Ordner, in dem die Belege ankommen - Mail, Scan, Portal. Lesezugriff auf Bestellungen und Lieferscheine, sonst lässt sich nichts prüfen. Die Buchungslogik einmal schriftlich: welche Kostenstelle wann greift. Mehr braucht es für den Start nicht.
Bei 200 echten Belegen werden Lieferant, Bestellung und Kostenstelle in mindestens 95 % korrekt zugeordnet. Jede Abweichung zwischen Rechnung und Bestellung landet in der Klärschleife, nicht in der Buchung. Keine Buchung ohne Referenz auf den Beleg, aus dem sie stammt.
3 bis 5 Wochen, abhängig von der Zahl der Belegformate.
Der eindeutige Teil läuft durch. Alles mit Abweichung, fehlender Bestellung oder ungewöhnlichem Betrag geht an einen Menschen - mit der Begründung, warum.
Bei sehr kleinen Belegmengen lohnt der Aufwand nicht. Unter etwa 300 Belegen im Monat ist die Einsparung kleiner als der Betreuungsaufwand.
Diese Seite zeigt den Zuschnitt im Großhandel. Der Prozess selbst ist branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Rechnungsverarbeitung allgemeinSie erzählen uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht. Wir sagen Ihnen schriftlich, was sich davon zu automatisieren lohnt und was das ungefähr kostet.
