So läuft es heute
- 01Unterlagen liegen auf Netzlaufwerken, im Mailarchiv und in Ablagen mit gewachsener Struktur.
- 02Wer etwas braucht, fragt die Kollegin, die es zuletzt bearbeitet hat.
- 03Ist sie im Urlaub, wird neu erarbeitet, was schon existiert.
Anwendungsfall
Dokumentensuche
In jedem gewachsenen Betrieb liegt das Wissen in Ordnern, die nur zwei Leute kennen. Der Engpass ist nicht das Suchen - es ist, dass niemand sucht und stattdessen jemanden fragt.
Meist der Prozess mit der schnellsten Akzeptanz
Der Unterschied
Derselbe Ablauf, einmal heute und einmal mit uns.
- 01Frage
- 02Suche
- 03Antwort
Ein Mensch macht esDas System macht es
So liefe es mit uns
- 01Die Frage geht an die Ablage, nicht an die Kollegin, die zuletzt damit zu tun hatte.
- 02Gesucht wird über Netzlaufwerk, Mailarchiv und DMS gleichzeitig - Rechte bleiben, wie sie sind.
- 03Die Antwort nennt Dokument, Stelle und Stand.
Was das bringt
- Eine Auskunft hängt nicht daran, wer den Vorgang zuletzt bearbeitet hat.
- Gesucht wird über alle Ablagen gleichzeitig, mit den Rechten, die ohnehin gelten.
- Die Antwort nennt ihre Quelle - man kann sie nachschlagen statt sie zu glauben.
Wo es nicht passt
Wenn die Unterlagen in sich widersprüchlich sind, macht die Suche das sichtbar - lösen kann sie es nicht. Manchmal ist das der eigentliche Befund.
Konkreter
Wie das in Ihrer Branche aussieht
Der Prozess ist branchenunabhängig, der Zuschnitt nicht. Diese Seiten zeigen die Systeme, die Formate und die Regeln, die dort wirklich gelten.
Maschinenbau
Im Maschinenbau lautet die Frage fast nie "wo liegt die Datei", sondern "welcher Stand wurde gebaut". Eine Antwort ohne Quellenangabe ist deshalb wertlos.
AnsehenIndustriezulieferer
Beim Zulieferer ist die Dokumentensuche ein Haftungsthema. Was im Audit nicht in Stunden auffindbar ist, existiert für den Prüfer nicht.
AnsehenKanzleien
In der Kanzlei ist die Rechtegrenze Teil des Berufsrechts. Eine Suche, die sie nicht exakt abbildet, ist nicht unpraktisch, sondern unzulässig.
AnsehenHäufige Fragen
Wie lange dauert die Umsetzung?
3 bis 5 Wochen, je nach Zustand der Ablage. Der Bau selbst ist dabei meist die kürzere Hälfte - die Zeit geht in Zugänge, Abstimmung und Testfälle.
Was müssen wir dafür bereitstellen?
Lesezugriff auf die Ablagen, die durchsucht werden sollen - Netzlaufwerk, Mailarchiv, DMS. Eine Rechteregel: wer welche Unterlagen sehen darf. Das System übernimmt sie, es umgeht sie nicht. Ein Dutzend typischer Fragen aus dem Alltag als Prüfsteine. Mehr braucht es für den Start nicht.
Woran erkennen wir, dass es funktioniert?
An prüfbaren Kriterien, die vor dem Bau festgelegt werden: Auf 50 vorbereitete Fragen kommt in mindestens 85 % eine Antwort mit korrekter Quellenangabe. Jede Antwort nennt das Dokument, aus dem sie stammt - ohne Quelle keine Antwort. Niemand sieht über die Suche Unterlagen, die er direkt nicht öffnen dürfte.
Entscheidet die KI dabei eigenständig?
Reine Auskunft läuft selbständig, weil sie nichts verändert. Alles, was ein Dokument erzeugt oder verschickt, ist ein anderer Prozess.
Wann lohnt sich das nicht?
Wenn die Unterlagen in sich widersprüchlich sind, macht die Suche das sichtbar - lösen kann sie es nicht. Manchmal ist das der eigentliche Befund.
Für welche Branchen passt das?
Erfahrungsgemäß besonders für Maschinenbau, Industriezulieferer, Kanzleien. Der Prozess selbst ist aber branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Fangen wir mit einem Gespräch an.
Sie erzählen uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht. Wir sagen Ihnen schriftlich, was sich davon zu automatisieren lohnt und was das ungefähr kostet.
