So läuft es heute
- 01Unterlagen liegen auf Netzlaufwerken, im Mailarchiv und in Ablagen mit gewachsener Struktur.
- 02Wer etwas braucht, fragt die Kollegin, die es zuletzt bearbeitet hat.
- 03Ist sie im Urlaub, wird neu erarbeitet, was schon existiert.
Anwendungsfall · Maschinenbau
Dokumentensuche im Maschinenbau
Im Maschinenbau steckt das Wissen in Zeichnungen, Prüfprotokollen und Mails zu Maschinen, die vor zwölf Jahren ausgeliefert wurden. Wenn ein Kunde anruft, weil ein Teil nachgefertigt werden soll, entscheidet die Ablage darüber, ob das eine halbe Stunde oder zwei Tage dauert.
Meist der Prozess mit der schnellsten Akzeptanz
Was hier anders ist
Woran es im Maschinenbau konkret hängt.
01
Gesucht wird über die Maschine, nicht über den Dateinamen
Kommissionsnummer, Seriennummer, Baujahr. Die Ablage ist aber nach Projekten, Jahren oder Mitarbeitern gewachsen - und dieser Zusammenhang steht in keinem Ordnernamen.
02
Der Zeichnungsstand ist die eigentliche Frage
Es gibt fast immer mehrere Versionen, und die gebaute ist selten die letzte. Eine Antwort ohne Angabe des Stands ist im Maschinenbau keine Antwort.
03
Vieles liegt als Scan vor
Prüfprotokolle, Abnahmen, Lieferantenbescheinigungen - eingescannt, oft schief, manchmal handschriftlich ergänzt. Eine klassische Volltextsuche findet dort nichts.
Systeme, die wir hier anbinden
- PDM/PLM
- Netzlaufwerke
- Mailarchiv
- abas
- proALPHA
- CAD-Ablage
Steht Ihres nicht dabei, ist das kein Ausschluss. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine - das ist der aufwendigste Teil und unser Handwerk.
Die Regel, die nur hier gilt
Im Maschinenbau lautet die Frage fast nie "wo liegt die Datei", sondern "welcher Stand wurde gebaut". Eine Antwort ohne Quellenangabe ist deshalb wertlos.
Der Unterschied
Derselbe Ablauf, einmal heute und einmal mit uns.
- 01Frage
- 02Suche
- 03Antwort
Ein Mensch macht esDas System macht es
So liefe es mit uns
- 01Die Frage geht an die Ablage, nicht an die Kollegin, die zuletzt damit zu tun hatte.
- 02Gesucht wird über Netzlaufwerk, Mailarchiv und DMS gleichzeitig - Rechte bleiben, wie sie sind.
- 03Die Antwort nennt Dokument, Stelle und Stand.
Was das bringt
- Eine Auskunft hängt nicht daran, wer den Vorgang zuletzt bearbeitet hat.
- Gesucht wird über alle Ablagen gleichzeitig, mit den Rechten, die ohnehin gelten.
- Die Antwort nennt ihre Quelle - man kann sie nachschlagen statt sie zu glauben.
Wo es nicht passt
Wenn die Unterlagen in sich widersprüchlich sind, macht die Suche das sichtbar - lösen kann sie es nicht. Manchmal ist das der eigentliche Befund.
Häufige Fragen
Lohnt sich das im Maschinenbau?
Im Maschinenbau lautet die Frage fast nie "wo liegt die Datei", sondern "welcher Stand wurde gebaut". Eine Antwort ohne Quellenangabe ist deshalb wertlos. Ob es sich bei Ihnen rechnet, hängt an Ihrem Volumen - das nimmt der Audit auf.
Wir nutzen ein anderes System als die genannten. Geht das trotzdem?
Ja. Die genannten sind die, die uns im Maschinenbau am häufigsten begegnen - eine Liste, keine Voraussetzung. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine.
Was müssen wir dafür bereitstellen?
Lesezugriff auf die Ablagen, die durchsucht werden sollen - Netzlaufwerk, Mailarchiv, DMS. Eine Rechteregel: wer welche Unterlagen sehen darf. Das System übernimmt sie, es umgeht sie nicht. Ein Dutzend typischer Fragen aus dem Alltag als Prüfsteine. Mehr braucht es für den Start nicht.
Woran erkennen wir, dass es funktioniert?
Auf 50 vorbereitete Fragen kommt in mindestens 85 % eine Antwort mit korrekter Quellenangabe. Jede Antwort nennt das Dokument, aus dem sie stammt - ohne Quelle keine Antwort. Niemand sieht über die Suche Unterlagen, die er direkt nicht öffnen dürfte.
Wie lange dauert die Umsetzung?
3 bis 5 Wochen, je nach Zustand der Ablage.
Entscheidet die KI dabei eigenständig?
Reine Auskunft läuft selbständig, weil sie nichts verändert. Alles, was ein Dokument erzeugt oder verschickt, ist ein anderer Prozess.
Wann lohnt sich das nicht?
Wenn die Unterlagen in sich widersprüchlich sind, macht die Suche das sichtbar - lösen kann sie es nicht. Manchmal ist das der eigentliche Befund.
Derselbe Prozess, allgemein
Diese Seite zeigt den Zuschnitt im Maschinenbau. Der Prozess selbst ist branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Dokumentensuche allgemeinFangen wir mit einem Gespräch an.
Sie erzählen uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht. Wir sagen Ihnen schriftlich, was sich davon zu automatisieren lohnt und was das ungefähr kostet.
