So läuft es heute
- 01Ein Sammelpostfach nimmt Bestellungen, Anfragen, Rechnungen und Werbung gleichzeitig auf.
- 02Jemand sortiert von Hand und leitet weiter.
- 03Was zwischen zwei Zuständigkeiten fällt, bleibt liegen.
Anwendungsfall
Posteingang
Ein zentrales Postfach ist im Mittelstand oft der eigentliche Arbeitsspeicher des Betriebs. Und der Ort, an dem Dinge verschwinden.
Sichtbarster Effekt im Alltag
Der Unterschied
Derselbe Ablauf, einmal heute und einmal mit uns.
- 01Posteingang
- 02Sortierung
- 03Weiterleitung
Ein Mensch macht esDas System macht es
So liefe es mit uns
- 01Jede Nachricht wird beim Eingang gelesen und Ihren Kategorien zugeordnet.
- 02Anhänge sind erkannt und dem richtigen Vorgang zugewiesen.
- 03Standardfälle haben einen vorbereiteten Antwortentwurf - unversendet, bis jemand ihn freigibt.
Was das bringt
- Das Postfach ist sortiert, bevor der erste Mensch es öffnet.
- Anhänge liegen am richtigen Vorgang, nicht in der Nachricht.
- Standardfälle haben einen Entwurf - die Freigabe ist Arbeit von Sekunden.
Wo es nicht passt
Wenn im Haus nicht geklärt ist, wer wofür zuständig ist, sortiert das System nach Regeln, die es nicht gibt. Dann steht diese Frage vor dem Projekt - beantworten lässt sie sich in einem Nachmittag, aber jemand muss es tun.
Konkreter
Wie das in Ihrer Branche aussieht
Der Prozess ist branchenunabhängig, der Zuschnitt nicht. Diese Seiten zeigen die Systeme, die Formate und die Regeln, die dort wirklich gelten.
Logistik
Im Transport ist ein liegengebliebenes Postfach eine Standzeit. Die Sortierung ist deshalb hier kein Komfortthema - sie ist Teil der Disposition.
AnsehenGroßhandel
Im Handel ist das Sammelpostfach ein Auftragseingang. Was dort liegt, ist nicht unbearbeitete Post, sondern nicht erfasster Umsatz.
AnsehenDienstleistung
In der Dienstleistung entscheidet die Zuordnung über die Abrechenbarkeit. Eine Mail, die im falschen Projekt landet, ist Arbeit, die niemand berechnet.
AnsehenHäufige Fragen
Wie lange dauert die Umsetzung?
2 bis 4 Wochen. Der Bau selbst ist dabei meist die kürzere Hälfte - die Zeit geht in Zugänge, Abstimmung und Testfälle.
Was müssen wir dafür bereitstellen?
Zugriff auf das Sammelpostfach und die Regeln, wer wofür zuständig ist. Eine Liste der Fälle, die auf keinen Fall automatisch beantwortet werden dürfen. Zwei Wochen echten Posteingang zum Mitlesen, bevor irgendetwas scharf geschaltet wird. Mehr braucht es für den Start nicht.
Woran erkennen wir, dass es funktioniert?
An prüfbaren Kriterien, die vor dem Bau festgelegt werden: Über 300 echte Nachrichten liegt die Zuordnung zur richtigen Zuständigkeit bei mindestens 92 %. Nichts fällt zwischen zwei Zuständigkeiten - unklare Fälle gehen an einen festgelegten Platz. Bei allem, was das Haus verlässt, bleibt ein Mensch der Absender.
Entscheidet die KI dabei eigenständig?
Sortieren und Zuordnen läuft selbständig, weil es reversibel ist. Antworten gehen nie ohne Freigabe raus.
Wann lohnt sich das nicht?
Wenn im Haus nicht geklärt ist, wer wofür zuständig ist, sortiert das System nach Regeln, die es nicht gibt. Dann steht diese Frage vor dem Projekt - beantworten lässt sie sich in einem Nachmittag, aber jemand muss es tun.
Für welche Branchen passt das?
Erfahrungsgemäß besonders für Großhandel, Logistik, Dienstleistung. Der Prozess selbst ist aber branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Fangen wir mit einem Gespräch an.
Sie erzählen uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht. Wir sagen Ihnen schriftlich, was sich davon zu automatisieren lohnt und was das ungefähr kostet.
