So läuft es heute
- 01Ein Sammelpostfach nimmt Bestellungen, Anfragen, Rechnungen und Werbung gleichzeitig auf.
- 02Jemand sortiert von Hand und leitet weiter.
- 03Was zwischen zwei Zuständigkeiten fällt, bleibt liegen.
Anwendungsfall · Dienstleistung
Posteingang in der Dienstleistung
In der Dienstleistung ist das Postfach der Projektspeicher: Abstimmungen, Freigaben, Änderungswünsche und Rechnungsfragen zu einem Dutzend laufender Mandate liegen durcheinander. Der Aufwand ist nicht das Lesen, sondern das Zuordnen.
Sichtbarster Effekt im Alltag
Was hier anders ist
Woran es in der Dienstleistung konkret hängt.
01
Jede Nachricht gehört zu einem Projekt
Nur steht das selten im Betreff. Erkennbar ist es am Absender, am Zitat darunter oder an einem Dateinamen im Anhang - und wer es falsch zuordnet, verliert die Nachricht für den Vorgang.
02
Freigaben sind rechtlich relevant
"Passt so" in einer Mail ist eine Abnahme. Diese Nachrichten müssen auffindbar bleiben, und zwar zusammen mit dem, worauf sie sich beziehen.
03
Änderungswünsche sind Nachträge
Was als beiläufige Bitte kommt, ist oft eine Leistungsänderung. Wer sie nicht erkennt und festhält, arbeitet unbezahlt - und merkt es erst bei der Schlussrechnung.
Systeme, die wir hier anbinden
- Microsoft 365
- HubSpot
- Projektmanagement-Software
- Zeiterfassung
- Ablage
Steht Ihres nicht dabei, ist das kein Ausschluss. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine - das ist der aufwendigste Teil und unser Handwerk.
Die Regel, die nur hier gilt
In der Dienstleistung entscheidet die Zuordnung über die Abrechenbarkeit. Eine Mail, die im falschen Projekt landet, ist Arbeit, die niemand berechnet.
Der Unterschied
Derselbe Ablauf, einmal heute und einmal mit uns.
- 01Posteingang
- 02Sortierung
- 03Weiterleitung
Ein Mensch macht esDas System macht es
So liefe es mit uns
- 01Jede Nachricht wird beim Eingang gelesen und Ihren Kategorien zugeordnet.
- 02Anhänge sind erkannt und dem richtigen Vorgang zugewiesen.
- 03Standardfälle haben einen vorbereiteten Antwortentwurf - unversendet, bis jemand ihn freigibt.
Was das bringt
- Das Postfach ist sortiert, bevor der erste Mensch es öffnet.
- Anhänge liegen am richtigen Vorgang, nicht in der Nachricht.
- Standardfälle haben einen Entwurf - die Freigabe ist Arbeit von Sekunden.
Wo es nicht passt
Wenn im Haus nicht geklärt ist, wer wofür zuständig ist, sortiert das System nach Regeln, die es nicht gibt. Dann steht diese Frage vor dem Projekt - beantworten lässt sie sich in einem Nachmittag, aber jemand muss es tun.
Häufige Fragen
Lohnt sich das in der Dienstleistung?
In der Dienstleistung entscheidet die Zuordnung über die Abrechenbarkeit. Eine Mail, die im falschen Projekt landet, ist Arbeit, die niemand berechnet. Ob es sich bei Ihnen rechnet, hängt an Ihrem Volumen - das nimmt der Audit auf.
Wir nutzen ein anderes System als die genannten. Geht das trotzdem?
Ja. Die genannten sind die, die uns in der Dienstleistung am häufigsten begegnen - eine Liste, keine Voraussetzung. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine.
Was müssen wir dafür bereitstellen?
Zugriff auf das Sammelpostfach und die Regeln, wer wofür zuständig ist. Eine Liste der Fälle, die auf keinen Fall automatisch beantwortet werden dürfen. Zwei Wochen echten Posteingang zum Mitlesen, bevor irgendetwas scharf geschaltet wird. Mehr braucht es für den Start nicht.
Woran erkennen wir, dass es funktioniert?
Über 300 echte Nachrichten liegt die Zuordnung zur richtigen Zuständigkeit bei mindestens 92 %. Nichts fällt zwischen zwei Zuständigkeiten - unklare Fälle gehen an einen festgelegten Platz. Bei allem, was das Haus verlässt, bleibt ein Mensch der Absender.
Wie lange dauert die Umsetzung?
2 bis 4 Wochen.
Entscheidet die KI dabei eigenständig?
Sortieren und Zuordnen läuft selbständig, weil es reversibel ist. Antworten gehen nie ohne Freigabe raus.
Wann lohnt sich das nicht?
Wenn im Haus nicht geklärt ist, wer wofür zuständig ist, sortiert das System nach Regeln, die es nicht gibt. Dann steht diese Frage vor dem Projekt - beantworten lässt sie sich in einem Nachmittag, aber jemand muss es tun.
Derselbe Prozess, allgemein
Diese Seite zeigt den Zuschnitt in der Dienstleistung. Der Prozess selbst ist branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Posteingang allgemeinFangen wir mit einem Gespräch an.
Sie erzählen uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht. Wir sagen Ihnen schriftlich, was sich davon zu automatisieren lohnt und was das ungefähr kostet.
