So läuft es heute
- 01Ein Sammelpostfach nimmt Bestellungen, Anfragen, Rechnungen und Werbung gleichzeitig auf.
- 02Jemand sortiert von Hand und leitet weiter.
- 03Was zwischen zwei Zuständigkeiten fällt, bleibt liegen.
Anwendungsfall · Großhandel
Posteingang im Großhandel
Im Großhandel läuft die Bestellung über das Postfach: Abrufe, Terminanfragen, Reklamationen und Lieferavise kommen im selben Eingang an wie Lieferantenwerbung. Was hier eine Stunde liegt, ist keine Verwaltung, sondern eine verzögerte Auslieferung.
Sichtbarster Effekt im Alltag
Was hier anders ist
Woran es im Großhandel konkret hängt.
01
Bestellungen kommen als Freitext
Nicht jeder Kunde hat EDI. Ein großer Teil bestellt per Mail, mit eigener Artikelbezeichnung und ohne Nummern - das Erfassen ist Handarbeit und der häufigste Ort für Zahlendreher.
02
Terminanfragen brauchen den Bestand
"Wann kommt das?" lässt sich nur beantworten, wenn Bestand, offene Bestellungen und Lieferantenzusagen zusammengezogen werden. Genau deshalb dauert die Antwort im Alltag so lange.
03
Reklamation und Nachbestellung sehen gleich aus
Beide nennen eine Lieferung und eine Menge. Welche von beiden gemeint ist, entscheidet über Gutschrift oder Auftrag - und die Unterscheidung steckt im Ton, nicht in einem Feld.
Systeme, die wir hier anbinden
- SAP
- Microsoft Dynamics
- Sage
- EDI-Anbindungen
- Kundenportale
Steht Ihres nicht dabei, ist das kein Ausschluss. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine - das ist der aufwendigste Teil und unser Handwerk.
Die Regel, die nur hier gilt
Im Handel ist das Sammelpostfach ein Auftragseingang. Was dort liegt, ist nicht unbearbeitete Post, sondern nicht erfasster Umsatz.
Der Unterschied
Derselbe Ablauf, einmal heute und einmal mit uns.
- 01Posteingang
- 02Sortierung
- 03Weiterleitung
Ein Mensch macht esDas System macht es
So liefe es mit uns
- 01Jede Nachricht wird beim Eingang gelesen und Ihren Kategorien zugeordnet.
- 02Anhänge sind erkannt und dem richtigen Vorgang zugewiesen.
- 03Standardfälle haben einen vorbereiteten Antwortentwurf - unversendet, bis jemand ihn freigibt.
Was das bringt
- Das Postfach ist sortiert, bevor der erste Mensch es öffnet.
- Anhänge liegen am richtigen Vorgang, nicht in der Nachricht.
- Standardfälle haben einen Entwurf - die Freigabe ist Arbeit von Sekunden.
Wo es nicht passt
Wenn im Haus nicht geklärt ist, wer wofür zuständig ist, sortiert das System nach Regeln, die es nicht gibt. Dann steht diese Frage vor dem Projekt - beantworten lässt sie sich in einem Nachmittag, aber jemand muss es tun.
Häufige Fragen
Lohnt sich das im Großhandel?
Im Handel ist das Sammelpostfach ein Auftragseingang. Was dort liegt, ist nicht unbearbeitete Post, sondern nicht erfasster Umsatz. Ob es sich bei Ihnen rechnet, hängt an Ihrem Volumen - das nimmt der Audit auf.
Wir nutzen ein anderes System als die genannten. Geht das trotzdem?
Ja. Die genannten sind die, die uns im Großhandel am häufigsten begegnen - eine Liste, keine Voraussetzung. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine.
Was müssen wir dafür bereitstellen?
Zugriff auf das Sammelpostfach und die Regeln, wer wofür zuständig ist. Eine Liste der Fälle, die auf keinen Fall automatisch beantwortet werden dürfen. Zwei Wochen echten Posteingang zum Mitlesen, bevor irgendetwas scharf geschaltet wird. Mehr braucht es für den Start nicht.
Woran erkennen wir, dass es funktioniert?
Über 300 echte Nachrichten liegt die Zuordnung zur richtigen Zuständigkeit bei mindestens 92 %. Nichts fällt zwischen zwei Zuständigkeiten - unklare Fälle gehen an einen festgelegten Platz. Bei allem, was das Haus verlässt, bleibt ein Mensch der Absender.
Wie lange dauert die Umsetzung?
2 bis 4 Wochen.
Entscheidet die KI dabei eigenständig?
Sortieren und Zuordnen läuft selbständig, weil es reversibel ist. Antworten gehen nie ohne Freigabe raus.
Wann lohnt sich das nicht?
Wenn im Haus nicht geklärt ist, wer wofür zuständig ist, sortiert das System nach Regeln, die es nicht gibt. Dann steht diese Frage vor dem Projekt - beantworten lässt sie sich in einem Nachmittag, aber jemand muss es tun.
Derselbe Prozess, allgemein
Diese Seite zeigt den Zuschnitt im Großhandel. Der Prozess selbst ist branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.
Posteingang allgemeinFangen wir mit einem Gespräch an.
Sie erzählen uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht. Wir sagen Ihnen schriftlich, was sich davon zu automatisieren lohnt und was das ungefähr kostet.
