Einordnung

Was ein KI-Projekt im Mittelstand kostet

Auf diese Frage bekommt man selten eine Zahl, und das hat einen echten Grund: der Aufwand hängt an Dingen, die man vor der ersten Prüfung nicht kennt. Woran er hängt, lässt sich dagegen genau sagen - und damit auch, was ein Projekt bei Ihnen teurer oder billiger macht.

Stand: Juli 2026

Was den Preis nach oben treibt

Die Zahl der beteiligten Systeme: Ein Prozess, der ein System liest und in dasselbe schreibt, ist ein anderes Projekt als einer, der ERP, Postfach, Dateiablage und ein Portal berührt. Jede Verbindung ist Aufwand, und zwar der zuverlässigste Kostentreiber.
Fehlende Schnittstellen: Wenn ein Altsystem keinen Weg nach außen hat, bauen wir einen. Das geht fast immer, kostet aber - und ist der Punkt, an dem ein Projekt den Nutzen auffressen kann.
Die Zahl der Formate: Vier Lieferanten mit vier Rechnungslayouts sind Routine. Vierzig sind ein eigener Arbeitsblock.
Wie teuer ein Fehler ist: Ein Prozess mit hohen Fehlerkosten braucht mehr Prüfschritte, mehr Testfälle und eine engere Abnahme. Das ist richtig so, aber es kostet.
Wie klar die Regeln sind: Wenn im Betrieb Uneinigkeit darüber besteht, wie ein Fall zu behandeln ist, klärt das Projekt diese Frage mit. Das ist wertvoll und war selten eingeplant.

Was den Preis nach unten holt

Am stärksten wirkt der Zuschnitt. Ein Prozess, der auf den wiederkehrenden Kern beschränkt wird und die Sonderfälle bewusst einem Menschen lässt, kostet einen Bruchteil und liefert oft den größeren Teil der Ersparnis. Die letzten fünfzehn Prozent Abdeckung kosten regelmäßig mehr als die ersten fünfundachtzig.

Der zweite Hebel ist die Reihenfolge. Wer mit einem Prozess anfängt, dessen Daten ohnehin erschlossen werden müssen, senkt die Kosten jedes folgenden Prozesses im selben Haus - deshalb kostet jeder weitere Prozess weniger als der erste.

Der günstigste Weg zu einem KI-Projekt ist ein kleinerer erster Prozess, nicht ein billigerer Anbieter.

Wann es sich rechnet

Rechnen Sie nicht mit eingesparten Stellen. Das ist selten die Wirkung und in der Belegschaft ein schlechter Start. Rechnen Sie mit der Zeit, die zurück in die Arbeit fließt, die heute liegen bleibt: Angebote, die schneller rausgehen, Anfragen, die nicht unbeantwortet bleiben, Auswertungen, die vorliegen, solange sie noch eine Entscheidung ändern können.

Als Größenordnung: ein Prozess, der im Monat einen Personentag bindet, kostet Sie im Jahr eine mittlere vierstellige Summe an Arbeitszeit. Bindet er drei, liegt die Amortisation eines einzelnen Prozessprojekts im Bereich von ein bis zwei Jahren - vor allen weichen Effekten.

Felix Straub

Gründer

Häufige Fragen

Warum ist der zweite Prozess günstiger als der erste?

Weil der teuerste Teil - Zugänge, Datenerschließung, Systemverbindungen - beim ersten Prozess einmal erledigt wird und danach steht. Der zweite Prozess nutzt dieselbe Grundlage.

Können wir mit einem kleinen Projekt anfangen?

Das ist der empfohlene Weg. Eine Systemanbindung oder das Sortieren eines Sammelpostfachs ist eines der kleineren Vorhaben, in zwei bis vier Wochen produktiv, und zeigt im Alltag sofort Wirkung.