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Anwendungsfall · Dienstleistung

Kundenanfragen in der Dienstleistung

In der Dienstleistung entscheidet die erste Stunde. Wer eine Anfrage stellt, hat sie meist an mehrere Anbieter gestellt, und die Reihenfolge der Antworten wirkt stärker als der Preis. Gleichzeitig führt ein großer Teil der Anfragen zu nichts - und kostet trotzdem Aufmerksamkeit.

Der Einstieg mit dem geringsten Risiko

Was hier anders ist

Woran es in der Dienstleistung konkret hängt.

01

Anfragen sind unvollständig

Umfang, Zeitraum und Budget fehlen fast immer. Die erste echte Arbeit ist deshalb nicht die Einschätzung, sondern die Rückfrage - und die kostet einen weiteren Tag, wenn sie erst am Nachmittag geschrieben wird.

02

Passt oder passt nicht ist eine Erfahrungsfrage

Region, Auftragsgröße, Leistungsschnitt, manchmal schlicht das Bauchgefühl aus zwanzig ähnlichen Fällen. Das lässt sich aus abgeschlossenen Vorgängen lernen - aber nicht aus einer Regel, die jemand aufschreibt.

03

Eine Absage ist Außendarstellung

Wer heute nicht passt, fragt in zwei Jahren wieder - oder empfiehlt weiter. Deshalb geht bei uns keine Absage ohne Blick eines Menschen hinaus, egal wie eindeutig der Fall ist.

Systeme, die wir hier anbinden

  • HubSpot
  • Pipedrive
  • Microsoft 365
  • Kalender
  • Formulare auf der Website

Steht Ihres nicht dabei, ist das kein Ausschluss. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine - das ist der aufwendigste Teil und unser Handwerk.

Die Regel, die nur hier gilt

Wo die Leistung erklärungsbedürftig ist, ist der erste Kontakt Teil des Verkaufs. Automatisiert wird deshalb die Vorbereitung, nicht das Gespräch.

Der Unterschied

Derselbe Ablauf, einmal heute und einmal mit uns.

  1. 01Anfrage
  2. 02Qualifizierung
  3. 03Weiterleitung

Ein Mensch macht esDas System macht es

So läuft es heute

  1. 01Anfragen kommen über Formular, Telefon und Mail, in unterschiedlicher Qualität.
  2. 02Jemand liest sie, fragt Fehlendes nach und schätzt ein, ob es passt.
  3. 03Passende Anfragen werden weitergeleitet, der Rest höflich abgesagt - oder bleibt liegen.

So liefe es mit uns

  1. 01Jede Anfrage wird beim Eingang gelesen und auf Vollständigkeit geprüft.
  2. 02Fehlendes wird in EINER Rückfrage nachgefordert, die Einordnung nach Ihren Kriterien liegt bei.
  3. 03Passendes ist weitergeleitet, mit Terminvorschlag aus dem echten Kalender.

Was das bringt

  • Jede Anfrage bekommt eine Antwort, auch die, die abends um elf ankommt.
  • Die Rückfrage nach Fehlendem geht einmal raus, nicht dreimal verteilt.
  • Wer telefoniert, hat den Vorgang schon vorbereitet vor sich.

Wo es nicht passt

Wo der erste Kontakt selbst das Verkaufsargument ist - bei erklärungsbedürftigen Leistungen mit persönlicher Bindung - richtet Automatisierung mehr Schaden an als Nutzen.

Häufige Fragen

Lohnt sich das in der Dienstleistung?

Wo die Leistung erklärungsbedürftig ist, ist der erste Kontakt Teil des Verkaufs. Automatisiert wird deshalb die Vorbereitung, nicht das Gespräch. Ob es sich bei Ihnen rechnet, hängt an Ihrem Volumen - das nimmt der Audit auf.

Wir nutzen ein anderes System als die genannten. Geht das trotzdem?

Ja. Die genannten sind die, die uns in der Dienstleistung am häufigsten begegnen - eine Liste, keine Voraussetzung. Wo keine Schnittstelle existiert, bauen wir eine.

Was müssen wir dafür bereitstellen?

Die Kriterien, nach denen eine Anfrage zu Ihnen passt - grob reicht, wir schärfen sie gemeinsam. Zugriff auf Formular und Postfach, für Terminvorschläge zusätzlich auf den Kalender. Eine Freigabe, welche Antworten ohne Blick eines Menschen hinausgehen dürfen. Mehr braucht es für den Start nicht.

Woran erkennen wir, dass es funktioniert?

Über 100 echte Anfragen stimmt die Einschätzung "passt / passt nicht" in mindestens 90 % mit Ihrer überein. Keine Anfrage bleibt länger als einen Werktag unbeantwortet. Absagen nennen einen Grund und klingen wie Ihr Haus, nicht wie ein Automat.

Wie lange dauert die Umsetzung?

2 bis 4 Wochen - der Einstieg mit dem geringsten Aufwand.

Entscheidet die KI dabei eigenständig?

Rückfragen und Terminvorschläge laufen selbständig. Absagen und alles mit Preisbezug gehen über einen Menschen - eine falsch abgesagte Anfrage kommt nicht zurück.

Wann lohnt sich das nicht?

Wo der erste Kontakt selbst das Verkaufsargument ist - bei erklärungsbedürftigen Leistungen mit persönlicher Bindung - richtet Automatisierung mehr Schaden an als Nutzen.

Derselbe Prozess, allgemein

Diese Seite zeigt den Zuschnitt in der Dienstleistung. Der Prozess selbst ist branchenunabhängig - entscheidend ist, ob er sich wiederholt.

Kundenanfragen allgemein

Fangen wir mit einem Gespräch an.

Sie erzählen uns, wo bei Ihnen die Zeit hingeht. Wir sagen Ihnen schriftlich, was sich davon zu automatisieren lohnt und was das ungefähr kostet.

KontaktErst der Prozess-Check - zwei Minuten